无锡商业职业技术学院会计档案管理办法(修订)

    

第一条 为了加强学校会计档案管理,有效保护和利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》及《会计档案管理办法》(2015年财政部、国家档案局令第79号)等有关法律法规,结合学校实际,制定本办法。

第二条 财务处负责会计档案的收集、整理、立卷、归档、及移交档案室前会计档案的保管、利用等工作;档案室负责移交档案室后会计档案的存放、利用及会计档案的鉴定销毁工作。

第三条 财务处和档案室要加强会计档案管理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

第四条 本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。具体包括:

()会计凭证,包括原始凭证、记账凭证。

()会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。

()财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。

()其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第五条 学校可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

第六条 同时满足下列条件的,学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:

()形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;

()使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

()使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

()采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;

()建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

()形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第七条 满足本办法第六条规定条件,学校从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。

第八条 财务处按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。

第九条 各类会计档案整理立卷要求:

()会计凭证:记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表,按照编号顺序折叠整齐,按期装订成册,并加具封面,注明应填列的内容。会计主管人员、装订人员要盖章,封面上加盖骑缝章,交专人负责保管。保管人按档案部门的有关要求,将装订好的凭证入盒,按期移交档案部门,由档案部门管理。

()会计账簿:会计账簿上应载明账簿名称、所属会计年度、记账或管理人员、账簿启用和起止日期,并加盖单位公章、财务负责人的签章。采用财务信息系统生成的账簿,应按月打印出纸质会计档案,也应载明账簿名称、所属会计年度、记账或管理人员、并加盖单位公章、财务负责人的签章。

()财务报告:对各类财务报告,应按照月、季、年度保存。作为会计档案的各类财务报告应加盖单位公章,单位负责人、财务负责人及填报或者编制人应在报告上签章。

()其他会计资料:其他具有保存价值的会计资料按会计账簿的整理要求装订成本,立卷归档。

第十条 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,由财务处临时保管一年,期满之后,移交档案室统一保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经学校负责人同意。

财务处临时保管会计档案最长不超过3年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

第十一条 财务处在办理会计档案移交时,应当按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合档案室的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

档案室在接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。

第十二条 会计档案须专人负责保管。保证会计档案完好无缺,做到不丢失,不破损、不霉烂、不被虫蛀等。会计档案具有保密性,其信息不能超过规定传递的范围。有关人员要严格执行安全和保密制度。

第十三条 会计档案的查阅和复制。校内部门或人员经财务部门负责人同意方可查阅和复制会计档案;校外单位或人员经财务部门负责人审核,分管财务校领导同意可查阅和复制会计档案。

会计档案的调阅需设立登记簿,并有调阅手续和记录。查阅或复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换,严禁未经授权将财务数据拷贝出系统。

第十四条 会计档案一般不得借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,经分管财务校领导批准并按规定办理相关手续。会计档案借用单位必须妥善保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。

第十五条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。

会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行,本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的,可以比照类似档案的保管期限办理。

整套会计电子文档资料和财务软件程序,保管期截止于该软件停止使用或有重大更改后五年。

第十六条 学校对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,经相关程序批准后,可以销毁。

第十七条 会计档案鉴定工作由档案室牵头,组织财务、审计、纪检监察等单位人员共同进行。

第十八条 经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:

()由学校档案室会同财务处编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

()学校负责人、档案室负责人、财务处负责人、档案室经办人、财务处经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

()学校档案室负责组织会计档案销毁工作,并与财务处共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章,并将监销情况书面报告学校负责人。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由学校档案室、财务处及信息化建设与管理处共同派员监销。

第十九条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

建设单位在项目建设期间形成的会计档案,需要移交给建设项目接受单位的,应当在办理竣工财务决算后及时移交,并按照规定办理交接手续。

第二十条 与其他单位交接会计档案时,交接双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后,交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

电子会计档案应当与其元数据一并移交,特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验,确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

第二十一条 学校会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的,应当按照国家有关规定执行。

第二十二条 预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定。

第二十三条 本规定由财务处负责解释。上级文件另有规定的,从其规定。

第二十四条 本办法自发文之日起施行。原《无锡商业职业技术学院会计档案管理办法》(锡商院财[2008]9号)同时废止。

 

 

附件:会计档案保管期限表

 

序号

档案名称

保管期限

备注

会计凭证

 

 

1

各种会计凭证

30

包括:原始凭证、记账凭证和汇总表

会计账簿

 

 

2

日记账

30

 

3

总账

30

 

4

明细分类、分户账或登记簿

30

 

5

固定资产卡片

 

固定资产报废清理后保管5

财务会计报告

 

 

6

部门财务报告

永久

 

7

部门决算

永久

 

8

会计月、季度报表

10

 

其他会计资料

 

 

9

银行存款余额调节表

10

 

10

银行对账单

10

 

11

会计档案移交清册

30

 

12

会计档案保管清册

永久

 

13

会计档案销毁清册

永久

 

14

会计档案鉴定意见书

永久

 

 

guojinxi2019-06-17浏览(637

    

 
下载专区
友情链接
 
 
进入编辑状态